HR OperationsVerbonden data is nog geen verbonden HR
Een centraal dashboard kan informatie samenbrengen. Het voorkomt niet automatisch dat processen telkens opnieuw dezelfde werkelijkheid moeten reconstrueren.
Björn Slegers ·
HR heeft vandaag meer data dan ooit. Toch blijft een groot deel van het dagelijkse werk opvallend herkenbaar.
Een contract controleren. Nagaan welke functie iemand had toen een beslissing werd genomen. Uitzoeken of een wijziging al actief was toen payroll werd afgesloten. In een ander systeem terugzoeken wat tijdens het vorige gesprek werd afgesproken. De informatie bestaat. Alleen niet altijd in dezelfde werkelijkheid. Dat is een belangrijk verschil.
Achteraf samenbrengen is niet hetzelfde als onderweg verbinden
De afgelopen jaren hebben veel organisaties terecht geïnvesteerd in datawarehouses, reporting en BI. Ze maken informatie toegankelijker. Ze laten toe om gegevens uit verschillende bronnen naast elkaar te leggen. Ze maken betere rapportering mogelijk. Maar ze lossen één fundamenteel probleem niet vanzelf op. Als ieder HR-proces zijn eigen context blijft creëren, reconstrueert u de organisatie achteraf.
Recruitment weet iets wat onboarding niet weet. Performance gebruikt een functiecontext die reward anders interpreteert. Payroll krijgt een wijziging pas wanneer het proces bijna afgesloten is. Een dashboard kan daar achteraf opnieuw één beeld van maken. Maar hoeveel werk is er ondertussen al gebeurd om de werkelijkheid weer bij elkaar te krijgen?
Daar zit volgens ons een onderschatte vorm van inefficiëntie. Niet noodzakelijk in één slecht proces. Wel in de ruimte tussen processen.
Context moet niet overal mee. Maar ze mag ook niet zomaar verdwijnen.
Wanneer iemand kandidaat is en daarna medewerker wordt, hoeft uiteraard niet alle informatie uit recruitment mee naar het personeelsdossier. Dat zou niet alleen onnodig zijn, maar in sommige gevallen ook onwenselijk. Maar relevante professionele context zou evenmin automatisch moeten verdwijnen omdat een workflow administratief eindigt.
De functie waarvoor iemand werd aangeworven. Het niveau waarop werd ingestroomd. Afspraken die bepalend waren voor het contract. Context die later opnieuw nodig is bij performance, ontwikkeling of reward. Hetzelfde geldt wanneer een medewerker intern beweegt. Als een functie wijzigt, zou performance niet maanden later een andere werkelijkheid mogen gebruiken dan payroll of compensation.
Daarom betekent integratie voor ons iets anders dan systemen zoveel mogelijk gegevens naar elkaar laten sturen. De interessantere vraag is of relevante context behouden blijft.
De verborgen kost zit vaak in reconstructie
Een deel van HR-efficiëntie is gemakkelijk zichtbaar. Hoeveel tijd kost een loonverwerking? Hoe lang duurt onboarding? Hoeveel handmatige stappen zitten in recruitment? Moeilijker zichtbaar is de tijd die mensen besteden aan reconstrueren. Nog even nakijken. Even iemand mailen. De vorige versie zoeken. Controleren welke datum juist was.
Uitzoeken waarom een uitzondering bestaat. Op zichzelf lijken dat kleine handelingen. Op schaal worden ze een werkwijze. En misschien wordt dat de komende jaren wel een belangrijker criterium voor HR-technologie dan het aantal functies op een modulescherm. Niet hoeveel functionaliteit er aanwezig is.
Maar hoeveel werkelijkheid er onderweg verloren gaat.